Je chyba v zaměstnancích nebo ve vaší komunikaci?

Také často mluvíte do zdi?

Mnoho majitelů firem si občas klade otázku, proč jejich zaměstnanci nepracují tak, jak by očekávali. Hledají k tomu různé důvody: nedostatek motivace, tvrdohlavost, nepochopení úkolů nebo neochotu přijímat změny. Pravdou však často bývá, že problém neleží v lidech samotných, ale v tom, Jak se s nimi komunikuje.

Dobrá komunikace není o lepším mluvení!

Mnoho lidí si myslí, že umí komunikovat – a pokud nastane problém, vina je na druhé straně stolu. Ale co když je to jinak? Místo ukazování prstem by bylo lepší si položit pár klíčových otázek:

• Poslouchají mě zaměstnanci?

• Rozumí tomu, co jim říkám?

• Věří mi?

• Vědí, co mají dělat?

Pokud vaše sdělení nevede k jasnému pochopení a akci, není efektivní. Dobrá komunikace neznamená lépe mluvit, ale:

• Mít větší vliv na lidi ve svém okolí.

• Dosahovat rychlejších dohod.

• Nemuset neustále opakovat stejné pokyny.

• Zažívat méně frustrace z nepochopení.

Nejde o to říkat věci lépe. Jde o to, aby vás zaměstnanci 1. slyšeli, 2. chápali, co jim říkáte a 3. jednali podle toho.

Podnikatelé často hledají chyby na špatných místech – problém je v komunikaci

Majitelé firem si někdy mylně myslí, že je třeba:

• Motivovat zaměstnance – ve skutečnosti jim jen nikdo neřekl věci tak, aby dávaly smysl.

• Lépe nastavovat procesy – ale problém je, že lidé nechápou, co se od nich očekává.

• Více kontrolovat lidi – ve skutečnosti by stačilo, kdyby dostali informace tak, že je pochopí a vezmou za své.

Tři úrovně dopadu vaší komunikace

Když šéf mluví na své zaměstnance, může to na ně mít tři úrovně dopadu:

1. Slyší jej fyzicky. – Lidé vás mohou slyšet, ale to neznamená, že vás poslouchají.

2. Rozumí tomu, co jim říká. – I když vám rozumí (také mluví česky), nemusí pochopit význam vašich slov.

3. Jednají podle toho, co jim říká. – Nejvyšší úroveň dopadu, kde se vaše slova promění v akci.

Často mluvíme se zaměstnanci tak, že naše sdělení končí pouze na první nebo druhé úrovni. Skutečně efektivní komunikace ale znamená dostat se až na třetí úroveň, kdy ovlivňujete jednání druhých.

Aha moment: kořen problémů může být ve způsobu komunikace

Proč se vaši zaměstnanci chovají tak, jak se chovají? Protože jim nikdo neřekl informace způsobem, který by odpovídal jejich způsobu myšlení. Zde jsou nejčastější problémy a jejich skutečné příčiny:

Myslíme si: Zaměstnanci odporují změnám.

Ve skutečnosti: Nerozumí důvodu změny, nevidí její přínos pro sebe, mají pocit, že nemají na rozhodnutí vliv.

Myslíme si: Nechápou úkoly.

Ve skutečnosti: Každý člověk zpracovává informace jinak – úkol nebyl sdělen způsobem, kterému by rozuměli.

Myslíme si: Nemají iniciativu.

Ve skutečnosti: Bojí se udělat chybu, nevědí, co se od nich očekává, necítí podporu nebo jim chybí jasné zadání.

Myslíme si: Ignorují návrhy vedení.

Ve skutečnosti: Návrhy nejsou podány způsobem, který odpovídá jejich způsobu myšlení – nesouzní s nimi, nevnímají je jako relevantní.

Myslíme si: Pořád se o všem hádáme.

Ve skutečnosti: Argumentace není přizpůsobená jejich způsobu myšlení – neslyší to, co potřebují k přijetí názoru druhé strany.

Investujete do komunikace? Pokud ne, možná se dopouštíte velké chyby.

Možná se to někomu nezdá, ale změna komunikace může mít dramatický dopad na výkon firmy.

Podle studií společnosti Watson Wyatt Worldwide dosahují firmy, ve kterých zaměstnanci rozumějí smyslu své práce, mají chuť spolupracovat a posouvat firmu dál, až 4× vyššího finančního výkonu než firmy, kde lidé pracují jen „protože musí“.

Zároveň efektivní interní komunikace snižuje fluktuaci o 20 %, čímž šetří náklady na nábor a zaškolení. Náhrada jediného zaměstnance může firmu stát až 61 % jeho ročního platu.

Investice do lepší komunikace tak znamená nižší fluktuaci, vyšší produktivitu a lepší výsledky.

Proměňte slova ve výsledky: Jak komunikovat efektivně

Jestliže chcete, aby vaši lidé byli motivovanější, angažovanější a efektivnější, nemusíte je nutit, kontrolovat nebo zbytečně vyměňovat. 

Podívejme se na příklad Lenky, která vedla tým v marketingové agentuře. Neustále se potýkala s tím, že její lidé neplnili úkoly tak, jak očekávala. Místo změn v procesech však upravila způsob, jak s nimi komunikuje – začala používat otevřené otázky a více naslouchat jejich stylu myšlení. 

Výsledek? Zlepšená spolupráce, méně nepochopení a efektivnější tým. Stačilo změnit způsob, jak s nimi komunikovala.

Tipy, které můžete ihned aplikovat 

1. Používejte techniku ozvěny (Echoing) – Když s někým mluvíte, zopakujte jeho vlastní klíčová slova nebo fráze, aby cítil, že mu skutečně nasloucháte. 

Například: "Takže říkáš, že se cítíš zahlcený kvůli nedostatku jasných pokynů?" 

Tím nejen posilujete porozumění, ale i budujete důvěru. Echoing pomáhá druhé straně slyšet své vlastní myšlenky nahlas a podporuje lepší propojení.

2. Přizpůsobte svůj jazyk preferovanému smyslovému kanálu – Lidé zpracovávají informace primárně vizuálně, auditivně nebo kinesteticky. 

Pokud někdo často říká „Vidím, jak to myslíš“, mluvte na něj v obrazech. Pokud spíše říká „Slyším tě“, pracujte se zvuky. Zatímco kinestetické typy slyší spíše na "Jaký z toho máš pocit?"

Toto přizpůsobení zajišťuje, že vám lépe porozumí.

3. Používejte otázky s předpokladem – Místo otázky „Chceš na tom pracovat?“ řekněte „Jaký první krok uděláš?“ nebo místo „Máš čas na poradu?“ zkuste „Kdy se ti hodí se na chvíli potkat?“ Tím elegantně nasměrujete druhou stranu k akci, aniž by se cítila pod tlakem rozhodování.

   
   
   
   

Jak velký vliv má vaše komunikace?

Už víte, že skutečný problém nemusí být v lidech, ale v tom, jak s nimi komunikujete. Možná stačí jen drobné úpravy ve způsobu, jak předáváte informace, abyste dosáhli lepší spolupráce a výsledků.

Jak by se změnila atmosféra ve vaší firmě, kdyby vaše slova měla větší dopad? A co by vám přineslo, kdyby vaši zaměstnanci nejen poslouchali, ale také rozuměli a jednali?

Komunikace nemusí být boj.

Stačí znát pár principů – a začnou se dít malé zázraky.